3 dicas para otimizar a gestão de tempo no atendimento da sua empresa

Em um mundo cada vez mais corrido, com as pessoas conectadas 24 horas por dia, com acesso facilitado à informação, a gestão de tempo se torna cada vez mais necessária. No setor de atendimento ao cliente, essa gestão de tempo é fundamental para que se possa extrair o máximo de cada processo, sem perder o foco, que é sanar as dúvidas e resolver os problemas dos clientes.

Mas o que é gestão de tempo? É a ação de organizar as atividades de maneira sistemática, com o objetivo de aumentar a eficiência e fazer mais com menos. Todo mundo já desejou ter mais de 24 horas no dia para dar conta de tudo. No setor de atendimento ao cliente, com consumidores cada vez mais exigentes e com a comunicação mais rápida, encontrar meios para tornar o dia a dia mais fluido é primordial.

Neste país, temos 3 dicas para tornar o dia a dia do setor de atendimento mais ágil, melhorando a gestão de tempo. Confira!

1. Crie um planejamento

Para criar uma boa gestão de tempo, a primeira coisa que deve ser feita é um bom planejamento. É importante que o gestor avalie as atividades para saber se a equipe está assumindo mais tarefas do que pode dar conta. 

Após essa avaliação inicial, é possível definir se é hora de contratar novos colaboradores ou se apenas a adoção de novas tecnologias que desafoguem o atendimento — como um chatbot — poderá otimizar a atuação da equipe.

Para começar o planejamento de gestão de tempo, é importante que o gestor reúna todas as atividades que precisam ser realizadas no setor diariamente. Avalie a média de atendimentos realizados diariamente, tirando os que podem ser realizados por sistemas automatizados. 

Depois, é importante classificar os níveis de atendimento, dos mais aos menos críticos e, em seguida, definir quais colaboradores ficarão responsáveis por cada nível. Disponibilize um número maior de colaboradores para as tarefas complexas e deixando os atendimentos mais simples para um número menor de colaboradores, deixando os problemas menores por conta da tecnologia, com os chatbots.

2. Identifique os gargalos

Outro ponto importante para a boa gestão de tempo é a identificação dos gargalos, ou seja, dos processos que sugam o tempo dos colaboradores e que podem ser reformulados, seja por meio da automação do atendimento, com a utilização de uma solução tecnológica, pela maior qualificação dos colaboradores ou pelo tratamento de problemas pontuais. 

Por exemplo, se a empresa recebe muitos chamados relativos a um problema recorrente com um produto, é necessário que haja uma trabalho multidisciplinar entre a gestão de atendimentos e os setores responsáveis pela qualidade do produto.

3. Utilize as ferramenta certas

Em pleno 2021, não utilizar as ferramentas tecnológicas como acessórias de uma boa gestão de tempo é inviável. Há empresas especializadas em desenvolvimento de soluções para otimizar o atendimento, com a disponibilização de chatbots, soluções para atendimento omnichannel, integração com as redes sociais, criação de tickets de suporte, registro de dados e monitoramento. 

Unir essas soluções, com um bom planejamento, para atacar os gargalos, pode tornar a gestão do tempo do atendimento da sua empresa muito mais eficiente e a experiência dos clientes muito mais satisfatória, afinal, eles terão o problema resolvido, de forma rápida e sem burocracias.

Como vimos, a boa gestão de tempo pode fazer com que os colaboradores consigam atender um número maior de clientes, sem que necessariamente a empresa tenha que aumentar a equipe. Com um bom planejamento e o uso da tecnologia ao seu favor, será possível dar conta das demandas, reduzindo as filas, e entregar o que o cliente procura ao entrar em contato com vocês.

Gostou do post? Quer mais dicas para otimizar o atendimento de sua empresa? Entenda o que é fluxograma de atendimento ao cliente.

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