Como aumentar a produtividade das reuniões remotas? Confira nossas 4 dicas
A reunião remota se popularizou nos últimos tempos, tanto pela necessidade de manter o distanciamento social quanto pelo crescimento dos negócios online. Para que a rotina nas empresas seja produtiva, é importante se organizar e implementar boas práticas para os eventos a distância.
Separamos 4 dicas que vão ajudar a estruturar seus encontros virtuais no trabalho visando mais produtividade. Confira!
1. Compartilhe a agenda
Para evitar atrasos, confusões com a ferramenta de videoconferência escolhida e ausência de participantes, uma boa técnica é fazer o compartilhamento de agenda. Crie um evento com todos os dados do compromisso: data, horário, informações para acesso à reunião e detalhes importantes. Dessa forma, todos os participantes saberão exatamente o que fazer para começar a reunião, evitando atrasos.
2. Planeje com cuidado
Para que a reunião remota funcione bem, é importante substituir alguns detalhes que são naturais no encontro presencial. Por isso, planeje com cuidado como será a reunião, definindo o seguinte:
- estabeleça como será a comunicação: uma pessoa irá apresentar um tema e depois o encontro será aberto para perguntas? As perguntas devem ser feitas por escrito durante a fala dos demais? Quem será o condutor da reunião, fazendo a abertura e o fechamento do assunto?;
- defina o tempo de duração: informe a estimativa de tempo da reunião desde o convite, para que todos possam se preparar, evitando perda de tempo;
- separe um tempo para uma interação descontraída entre os participantes, para humanizar a reunião remota: cinco minutos de conversa farão toda a diferença para criar conexões e interesse nos participantes.
3. Defina a pauta
Para não perder o foco da reunião remota, é essencial ter clareza sobre quais são os objetivos da discussão. Com a pauta bem definida, será possível identificar quando os assuntos abordados fogem do escopo do encontro, bem como se algum assunto importante ainda está pendente. Dê preferência para compartilhar a pauta com antecedência, para que os demais participantes possam refletir sobre o tema e preparar questionamentos.
4. Use a ferramenta certa
A interação na reunião remota é feita por sistemas de comunicação que envolvem vídeo, áudio, chat e compartilhamento de telas. Há diversas opções disponíveis para utilizar, mas a forma de escolher a ferramenta deve ser sempre quais funcionalidades você precisa. Os principais recursos em sistemas de videoconferência que podem ser escolhidos são:
- apresentações de slides;
- compartilhamento de tela;
- gravação da reunião em nuvem;
- compartilhamento de documentos;
- envio de link para ingresso na reunião;
- chats privados e coletivos;
- enquetes em tempo real;
- conexão com aplicativos externos usados pela empresa, como o Evernote ou Trello.
A realização de uma reunião remota pode ser mais proveitosa quando você se prepara para o momento. Implementar algumas estratégias simples, como compartilhar informações com antecedência, ter clareza sobre a pauta e usar ferramentas tecnológicas de qualidade, ajuda a otimizar o trabalho a distância. Dessa forma, você consegue evitar a perda de foco, realizando encontros produtivos e que cumprem o que foi planejado.
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